Yritykset ovat jakautuneet toimintayksiköihin teollistumisesta lähtien. Tämä on järkevää, sillä näin voidaan yhdistää toisiinsa liittyviä tehtäviä ja toimintoja sekä kerätä resursseja samaan paikkaan.
Tämä tuo kuitenkin mukanaan myös omat haasteensa. Tehokkuuden sujuvoittamiseksi yritysten on varmistettava, että osastot toimivat yhdessä. Rakenteellisia vaikeuksia on työstettävä jatkuvasti ja organisaatioiden on etsittävä niihin ratkaisuja. Tämä on tietenkin yleistä tietoa. Useimmilla yrityksillä on organisaatiokaavioita, joista näkee, kuinka heidän organisaatiossaan yhden toimintayksikön työntekijät tekevät yhteityötä muiden yksikköjen kanssa.
Rakenteellisten olosuhteiden luominen ei kuitenkaan yksinään riitä, jotta osastot ja niiden työntekijät voivat tehdä yhteistyötä sujuvasti. On saatava aikaan olosuhteet, joissa työntekijät HALUAVAT tehdä yhteistyötä.
Osastot - sosiaalinen ryhmä?
Sosiologian ja sosiaalipsykologian pohjalta tunnistamme erilaisia ilmiöitä, jotka tekevät ryhmän yhteistyötä vaikeaa. Esimerkkejä tästä ovat muun muassa sisäryhmä ja ulkoryhmä, sekä stereotypiat. Vaikka nämä ilmiöt eivät kuvaa toimintayksiköiden yhteistyötä selvästi, ne kuitenkin kertovat meille sen, että ryhmän yksilöt suhtautuvat muiden ryhmien yksilöihin usein varauksella.
Erilaiset tutkimukset ja kokeet ovat näyttäneet, että tunne ryhmään kuulumisesta nousee esiin erityisesti silloin, kun yksilölliset osatekijät ovat hyvin samankaltaisia sosiaalisesti. Sosiaaliset samankaltaisuudet eivät rajoitu pelkästään koulutustason ja tulotason tapaisiin tekijöihin, sillä mukaan luetaan myös sukupuoli, ihonväri ja harrastukset. On todennäköistä, että erikoistehtäviä omaavien toimintayksiköiden työntekijöillä on samankaltainen koulutus- ja tulotaso. Tämän oletuksen nojalla voi käydä niin, että tällainen osasto muodostaa oman sosiaalisen ryhmänsä yrityksen sisällä.
Sisäryhmä, stereotypiat ja ulkoryhmän muodostuminen
Kun muodostuu sisäryhmä, johon ihminen henkisesti tuntee kuuluvansa, johtaa se sisäryhmän suosimiseen, kun taas ulkoryhmää kohtaan samanlaista suosimista ei tapahdu. Tällainen sisäryhmän suosiminen ja viehtymys kyseistä ryhmää kohtaan ennemmin kuin ulkoryhmää kohtaan, sekä jonkun pitäminen sisäryhmän ulkopuolisena voi nousta työpaikalla esiin erilaisilla tavoilla.
Kuinka usein olet kuullut organisaationne tiimeistä käytettävän jokseenkin vitsikkäitä, mutta pohjimmiltaan halventavia nimikkeitä? "EDP:n nörtit". "Yläkerran väki". "Tuotannon etanat". Ulkoryhmiä syytetään usein myös siitä, jos tavoitteet jäävät saavuttamatta. "ME voisimme tehdä parempaa työtä, mutta kirjanpito-osasto viivyttää meitä", "ME olisimme voineet myydä uuden tuotelinjan ajat sitten, jos markkinointiosasto olisi parempi". Tällainen "ulkoryhmäajattelu" voi johtaa siihen, että eri osastojen työntekijät eivät haluat työskennellä yhdessä.
Tällaisessa varautuneisuudessa on enimmäkseen kyse ennakkoluuloista, jotka vahvistuvat, kun ryhmät eristäytyvät toisistaan. Tämän prosessin vuoksi osastojen välinen yhteistyö yrityksissä ei välttämättä ole enää tehokasta huolimatta siitä, että rakenteelliset olosuhteet ovat kunnossa.
Tämän ilmiön ehkäisemiseksi yritysten pitäisi järjestää yhteisiä ryhmäyttämistuokioita säännöllisesti. Näiden tapahtumien aikana eri osastojen yksilöistä pitäisi muodostaa tiimejä, joiden tehtävänä on suorittaa ryhmäyttämisaktiviteetti yhdessä. Myös osastojen välisestä yhteistyöstä voidaan keskustella.
Koodinmurtajat tuo osastoja yhteen
Kokemuksellisessa ryhmäyttämisaktiviteetissa nimeltään Koodinmurtajat koko ryhmä jaetaan pieniin tiimeihin, joilla jokaisella on pöydällä oma suljettu laatikko. Lyhyt ja jännittävä videotraileri esittelee aktiviteetin osallistujille: salaperäinen ääni haastaa jokaisen sammuttamaan kellon 90 minuutin kuluessa. Kaikki tarvittavat välineet löytyvät lukitusta laatikosta ja sen sisältä löytyvistä lukituista matkalaukuista, joten ne kaikki on avattava pulmien avulla. Alussa osallistujat luulevat, että kyseessä on kilpailu, koska osallistujat jaetaan tiimeihin, kaikilla ryhmillä vaikuttaa olevan samat materiaalit eikä ryhmille anneta ohjetta tehdä yhteistyötä.
Aluksi jokainen tiimi pyrkii avaamaan oman laatikkonsa tai matkalaukkunsa mahdollisimman nopeasti. Pelin edetessä tiimit kuitenkin tajuavat, että he tarvitsevat myös muiden tiimien tulokset kyetäkseen pysäyttämään kellon. Ryhmien (jotka vastaavat siis osastoja) on siis jaettava tuloksensa (jotka vastaavat työtuloksia) voidakseen pysäyttää kellon ajoissa (joka vastaa yrityksen tavoitteita).
Ryhmäyttäminen kohentaa osastojen välistä yhteistyötä
Tässä ryhmäyttämisessä siis keskitytään kahteen eri osa-alueeseen osastojen välisen yhteistyön kohentamiseksi: yhtäältä koko ryhmä jaetaan pienempiin tiimeihin, jotta eri osastojen työntekijöiden on työskenneltävä yhdessä. Tällainen aktiivinen yhteistyö ja asiaan liittyvä yhteinen tavoite voi johtaa ennakkoluulojen murtumiseen ja täten sisäryhmäajattelun ja -toiminnan lieventymiseen. Toisaalta, osallistujat saavat leikkisän muistutuksen siitä, että on elintärkeää, että yrityksen eri osastot eivät unohda yrityksen yhteisiä tavoitteita.
